Sjef for hele greia - Når du er eier, daglig leder og styreleder og alt havner hos deg
Å skrive protokoll fra et møte med seg selv kan føles absurd. Du vet jo hva du har tenkt og bestemt. Men en dag kan noen andre trenge å forstå det også.
Enstemmig vedtak. Nå gjenstår det bare å skrive til seg selv om hva man ble enig om.
Klokken 08.30 presenterte daglig leder saken for styret. Klokken 08.32 stilte styrelederen noen kritiske spørsmål. Klokken 08.35 måtte begge avbryte fordi en kunde ringte.
Begge var meg. Kunden var heldigvis en annen.
Sånn ser ledelsen ut i mange små bedrifter. Samme person skaffer oppdragene, gjør jobben, betaler regningene og skal vurdere om dette egentlig er forsvarlig.Det blir ikke flere timer i døgnet av at du har flere roller. Men ansvaret følger med likevel.
Og etterpå skal du skrive protokoll.
Til deg selv.
Jeg var til stede. Det kan jeg bekrefte.
Du åpner dokumentet.
Tid og sted. Deltakere. Sak. Vurdering. Vedtak.
Under deltakere skriver du ditt eget navn. Det går fort. Fraværet er også under kontroll.
Så kommer formuleringene:
«Styret har vurdert selskapets økonomiske situasjon.»
Det har du. Du så på kontoen før frokost, gikk gjennom regningene og snakket med kunden som skylder penger. Du har regnet på hva som kommer inn, hva som går ut, og hvor lenge dette holder.
Men nå skal du beskrive vurderingen som om det satt et helt styre rundt et bord.
Du kjenner deg litt latterlig.
Hvem skriver du egentlig til? Du vet jo hva du tenkte. Du vet hva du bestemte. Ingen andre skal orienteres. Kunden venter på tilbudet, og tilbudet kan gi inntekter. Protokollen kan, så langt du kan se, gi en fil i en mappe.
Du lukker dokumentet.
Det er ikke vanskelig å forstå.
Administrasjon uten mottaker
Når du er alene, mangler protokollen den mest åpenbare funksjonen: å fortelle andre hva dere ble enige om.
Det var ingen andre der.
Ingen trenger å få tilsendt vedtaket. Ingen kommer med merknader. Ingen husker diskusjonen annerledes enn deg.
Dermed kan hele øvelsen føles som et lite skuespill. Du omtaler deg selv som «styret», skriver at saken ble behandlet, og signerer på at du har bestemt det du har bestemt.
Samtidig ligger det arbeid og venter. Tilbud som skal sendes. Kunder som skal følges opp. Ansatte som trenger svar.
Da er terskelen høy for å bruke tid på noe som oppleves som å sende et referat fra eget hode tilbake til eget hode.
Men dokumentet kan få en helt annen mottaker senere.
Så kommer dagen noen andre spør
Se for deg at selskapet går konkurs.
Du mente det var grunnlag for å fortsette driften. En kunde hadde varslet betaling. Du hadde redusert kostnadene. Det lå et konkret oppdrag foran dere.
Så uteble betalingen. Oppdraget forsvant.
Etterpå blir spørsmålet: Hva visste du da du bestemte deg for å fortsette? Hvilke tall bygget du på? Hva gjorde du da situasjonen forverret seg?
Da er «jeg hadde kontroll» en forklaring som trenger støtte.
Eller det skjer en alvorlig arbeidsulykke, og det blir spørsmål om ledelsens og styrets oppfølging av sikkerheten. Hva var meldt inn? Hva ble vurdert? Hvilke tiltak ble besluttet, og ble de gjennomført?
En protokoll kan inngå i dokumentasjonen av dette, sammen med blant annet risikovurderinger, avvik og faktisk oppfølging.
Plutselig skal vurderingene dine forstås av noen som aldri var inne i hodet ditt.
Da kan dokumentet du syntes var meningsløst å skrive, få stor betydning.
En signatur gjør ikke en dårlig beslutning forsvarlig
Konkurs eller en ulykke innebærer ikke automatisk personlig styreansvar. Ansvar må vurderes konkret. Styremedlemmer kan bli erstatningsansvarlige når vilkårene er oppfylt, blant annet ved forsettlig eller uaktsom skade. Altinn forklarer hovedtrekkene i styreansvaret.
En pen protokoll fritar deg heller ikke fra ansvar.
Har du oversett faresignalene eller unnlatt å følge opp, hjelper det lite at skrifttypen er korrekt og vedtaket enstemmig.
Men en konkret protokoll kan bidra til å vise hva du faktisk visste, vurderte og besluttet på det tidspunktet. Den gir et skriftlig grunnlag for forklaringen din når beslutningen senere blir undersøkt.
Derfor er «styret vurderte situasjonen som forsvarlig» ganske tynt alene.
Hvilken situasjon? På hvilket grunnlag? Hva var usikkert? Hva skulle du gjøre hvis forutsetningene sviktet?
Det er svarene som gir teksten verdi.
Skriv så et annet menneske kan forstå det
Ved styrebehandling skal det føres protokoll, også når styret består av én person. Aksjeloven stiller konkrete krav til innhold og signering. Se aksjeloven § 6-29.
Du trenger likevel ikke pynte språket.
Når økonomien behandles, skriv hvilke tall og opplysninger du bygget på. Få frem usikkerheten, beslutningen og hva som skal følges opp. Vis til budsjettet eller andre dokumenter som lå til grunn.
Gjør det mens vurderingen er fersk. Hukommelsen blir ikke mer presis av at det senere står penger og ansvar på spill.
Ja, det kan fortsatt føles absurd å signere en protokoll fra et møte med seg selv.
Særlig når styret takker daglig leder for en god redegjørelse.
Men skriv den som om noen andre en dag skal lese den.
Det kan de komme til å gjøre.
Dette er en del av serien «Sjef for hele greia» – når du er eier, daglig leder og styreleder og alt havner hos deg.
