Sjefen min forventer at jeg er tilgjengelig hele tiden. Ferie er greit, så lenge jeg svarer på telefonen. Overtidsbetaling har han ingen plan for. Men han har stor tro på at innsatsen vil lønne seg etter hvert.
Hvis en ansatt fortalte meg om en slik sjef, ville jeg bedt vedkommende ta en ordentlig prat med ham.
Problemet er at sjefen er meg.
Sjefen legger på mer arbeid. Medarbeideren er den samme personen.
Du skulle bestemme over din egen tid
Det er noe forlokkende ved å drive sin egen bedrift. Du bestemmer selv. Velger retning. Bygger noe du tror på. Slipper å spørre noen om lov.
Så oppdager du at ganske mange bestemmer over tiden din likevel.
Kunden trenger tilbudet før lunsj. Regnskapsføreren mangler bilag. En ansatt trenger en avklaring. Leverandøren har sendt feil. Og passordet du var helt sikker på at du skulle huske, er feil for tredje gang.
Du bestemmer fortsatt selv. Du kan velge hvilken oppgave du skal bli forsinket med.
Det betyr ikke at det var feil å starte. Men friheten ser annerledes ut når du står midt i den.
Hos oss har vi korte beslutningsveier
I en liten bedrift er det kort vei fra spørsmål til svar. Du kjenner kundene, ser hva som må gjøres og kan snu deg raskt.
Etter hvert kan det bli et system der alle spørsmål ender hos deg.
Hva skal dette koste? Kan kunden få vente med betalingen? Hvem følger opp leveransen? Kan vi love at det er ferdig på fredag?
Du svarer fordi det går fortest. Gjør jobben selv fordi det tar for lang tid å forklare. Retter opp feilen om kvelden fordi kunden ikke skal merke noe.
Det virker. Derfor fortsetter du.
Bedriften har fått en svært fleksibel løsning på kapasitetsproblemene sine: deg. Du står ikke oppført som en ekstrabevilgning i budsjettet. Du bare jobber litt til.
Eieren har store ambisjoner. Daglig leder er sliten.
Når du er eier, daglig leder og styreleder, kan du rekke å være uenig med deg selv flere ganger før lunsj.
Eieren vil ha vekst og bedre lønnsomhet. Daglig leder trenger tid til å levere det som allerede er solgt. Styrelederen vil vite hvorfor bedriften er så avhengig av én person. Det siste spørsmålet får vi komme tilbake til. Den personen sitter akkurat nå og lager et tilbud.
Alle hensynene er reelle. Problemet oppstår når ambisjonene vokser, mens kapasiteten forblir den samme. Da vedtar du mer arbeid på egne vegne uten å bestemme hva som skal ut.
Du ville neppe ansatt noen med denne stillingsbeskrivelsen:
«Ansvarlig for salg, leveranser, økonomi, personal, utvikling og alt som ellers dukker opp. Arbeidstid etter behov. Behovet er vedvarende.»
Likevel kan det være omtrent den jobben du har gitt deg selv.
«Jeg tar det selv» er også en beslutning
Noen ganger er det riktig å ta en ekstra kveld. Det kommer travle perioder, vanskelige leveranser og muligheter det er verdt å strekke seg for.
Men «jeg tar det selv» kan bli standardsvaret på problemer som trenger en annen løsning.
Prisen er for lav? Jeg jobber litt fortere.
Kunden bestiller mer enn avtalt? Jeg tar det i helgen.
Ingen andre vet hvordan oppgaven løses? Jeg fortsetter å gjøre den.
Da skjuler arbeidsinnsatsen din hva jobben faktisk krever. Et oppdrag kan se lønnsomt ut helt til du regner med alle timene du aldri skrev opp.
Bedriften ser ut til å ha nok kapasitet fordi du stadig stiller med arbeidstid ingen hadde planlagt.
Det er vanskelig å rette opp noe som på papiret ser ut til å fungere.
Gi sjefen noen grenser
Begynn med en vanlig arbeidsuke. Skriv ned hva tiden faktisk går til. Ta med kveldene. Også den halvtimen med e-post som ble halvannen time.
Se deretter etter oppgavene som stadig havner hos deg. Må du gjøre dem selv, eller har det bare blitt sånn?
Velg én ting du skal slutte å være standardløsningen på.
Har du ansatte, kan en medarbeider få myndighet til å ta bestemte beslutninger uten å spørre deg hver gang. Driver du alene, kan du kjøpe hjelp til en avgrenset oppgave som stadig blir utsatt.
Er det kunden som fyller kveldene dine, må neste ekstrabestilling få en pris og en leveringsdato.
Og neste gang du bestemmer at bedriften skal gjøre mer, må du svare på to spørsmål:
Hvem skal gjøre jobben, og hva skal vedkommende slutte å gjøre for å få tid?
Hvis svaret på det første er «meg», gjelder det andre spørsmålet fortsatt.
Du skal også orke å drive bedriften neste år
Erfaringen din, relasjonene og vurderingene dine kan være noe av det mest verdifulle bedriften har. Det er god grunn til at du er involvert i mye.
Men når alle løse tråder ender i kalenderen din, forsvinner også tiden til arbeidet bare du kan gjøre. Kundene du skulle snakke med. Prisene du skulle gå gjennom. Retningen du skulle bestemme.
Du har lov til å kreve litt mer av sjefen. At han prioriterer. Setter grenser. Skaffer hjelp. Og slutter å behandle kveldene dine som ledig kapasitet.
Han blir neppe enkel å jobbe for over natten.
Men han bør kunne ta imot en tydelig tilbakemelding. Dere kjenner hverandre ganske godt.
Dette er en del av serien «Sjef for hele greia» – når du er eier, daglig leder og styreleder og alt havner hos deg.
