En kontrakt er godkjent. Deretter kommer flere forhandlingsrunder. Formuleringer justeres, et forbehold fjernes, og en bestemmelse tas ut.
Hver endring virker fornuftig der og da. Men avtalen som til slutt signeres, er ikke lenger den som ble godkjent.
Har noen meldt tilbake om forskjellen?
Flere små endringer kan gi en annen avtale enn den som ble godkjent.
Hva er et avvik?
Et avvik fra et vedtak er en forskjell mellom det som ble besluttet, og det som faktisk blir gjort.
Forskjellen kan gjelde innhold, kostnad, tidspunkt, leveranse eller risiko. Et avvik kan også være at noe vedtatt aldri blir gjennomført.
Det betyr ikke automatisk at noen har gjort en dårlig jobb. Forutsetninger kan endre seg, og en annen løsning kan være bedre. Men en god begrunnelse gir ikke i seg selv myndighet til å endre beslutningen.
Justering eller avvik?
Det avgjørende er hva som ble godkjent, og hvilket handlingsrom som ble gitt.
Å rette en skrivefeil endrer normalt ikke innholdet. Å fjerne et kontraktsvilkår om betaling, ansvar eller oppsigelse kan derimot endre selskapets rettigheter og risiko vesentlig.
Hvis en konkret tekst er godkjent, kan man ikke uten videre behandle den som et utkast som fortsatt er åpent for endringer. Har man fått fullmakt til å forhandle innenfor bestemte rammer, kan justeringer være en del av oppdraget.
Spørsmålet er derfor både om endringen er fornuftig, og om den ligger innenfor mandatet.
Det samme gjelder utenfor kontraktsarbeidet. Et prosjekt kan holde budsjettet, men levere mindre enn besluttet. En utbetaling kan skje før en uttrykkelig betingelse er oppfylt. En fastsatt frist kan passere uten oppfølging.
Hvorfor må det meldes tilbake?
Når forskjellen ikke blir meldt, fortsetter styret eller ledelsen å legge den opprinnelige beslutningen til grunn.
De kan tro at en rettighet er sikret, en leveranse kommer eller et tiltak er gjennomført. Nye beslutninger tas da på feil grunnlag.
Konsekvensene kan bli økte kostnader, forsinkelser, svakere rettigheter og tapt tillit. Selskapet kan også bli bundet av en avtale selv om et internt mandat er overskredet.
Gi beskjed mens det finnes handlingsrom
Når gjennomføringen går utenfor mandatet, eller en viktig forutsetning svikter, bør tilbakemeldingen komme tidlig:
Hva ble besluttet?
Hva blir annerledes, og hvorfor?
Hvilke konsekvenser får det?
Hva må avklares eller godkjennes?
Å orientere er ikke det samme som å få godkjenning. En endring utenfor fullmakten må behandles av den som har myndighet til å beslutte den.
Endringer er en del av virksomhetens hverdag. Det er også nødvendig å gjøre dem synlige for dem som har ansvaret for beslutningene.
Dette er første artikkel i serien «Fra vedtak til handling» – om beslutninger, handlingsrom og ansvar i styre- og ledelsesarbeid.
Serie: Fra vedtak til handling. Om beslutninger, handlingsrom og ansvar i styre- og ledelsesarbeid
