Du eier selskapet og tar beslutningene. Likevel må du dokumentere hva du og selskapet har avtalt, selv når begge parter sitter i samme bukse.
Forhandlingene går lett når du kjenner motparten. Avtalen må likevel tåle at andre leser den.
Se for deg at du skal forhandle om din egen lønn. Arbeidstakeren ønsker bedre betalt, daglig leder vil holde kostnadene nede, og eieren forventer bedre avkastning. Etter en krevende diskusjon går du og henter kaffe til hele forhandlingsutvalget.
Du trenger heldigvis bare én kopp.
Slik ser ledelsen ut i mange små aksjeselskaper. Én person fyller flere roller, og avgjørelsene tas mellom et kundemøte og en faktura som skulle vært sendt i går.
Du ordnet ansettelsen din selv. Du overførte penger da selskapet trengte dem. Du bestemte at firmaet skulle overta privatbilen, siden bedriften uansett trengte bil.
Alt virket avklart helt til noen spurte hva du og selskapet faktisk hadde avtalt.
Du eier aksjene, og selskapet eier pengene
Mange eiere begrunner slike løsninger med at firmaet tross alt er deres eget. Det er lett å forstå tankegangen når man selv har skaffet kundene, gjort jobben og bygget opp virksomheten.
Aksjeselskapet er likevel en egen juridisk person. Du eier aksjene, mens selskapet eier pengene på kontoen, bilen det har kjøpt og utstyret det har betalt for.
Skillet gjelder selv om du eier alle aksjene, er eneste styremedlem og kjenner daglig leder svært godt.
Du og selskapet kan dessuten ha forskjellige interesser. Du ønsker kanskje høy husleie for lokalene du leier ut. Selskapet trenger egnede lokaler til en forsvarlig pris. Du vil gjerne få tilbake pengene du lånte inn, mens selskapet samtidig må kunne betale sine øvrige forpliktelser.
Enigheten mellom rollene dine erstatter verken en avtale eller vurderingen av hva selskapet kan gjøre.
Du ansatte deg selv uten å skrive ned vilkårene
Du visste hva arbeidsoppgavene skulle være. Du skulle gjøre alt som måtte gjøres, og sannsynligvis litt til. Lønnen skulle bli så god som økonomien tillot, og arbeidsdagen skulle vare til du var ferdig.
Arbeidsavtalen fikk vente fordi dere allerede var enige.
En skriftlig arbeidsavtale kan føles unødvendig når du både ansetter og blir ansatt. Er du ansatt i eget aksjeselskap, skal arbeidsforholdet likevel ha en skriftlig avtale. Eierskapet erstatter ikke arbeidsavtalen. Arbeidstilsynet forklarer kravene til arbeidsavtaler.
Avtalen skal gjøre det mulig å forstå hvilken stilling du har, hvilken lønn som er avtalt, og hvilke arbeidsvilkår som gjelder.
Din egen oppfatning av arbeidsforholdet er vanskelig å legge frem som dokumentasjon. Hukommelsen din har verken dato eller signatur.
Du skulle bare låne litt fra selskapet
Selskapet har penger på konto, mens privatøkonomien har hatt en mindre imponerende utvikling. Du vurderer derfor å låne litt fra firmaet frem til neste lønning.
Du skal selvfølgelig betale tilbake. Du kjenner dessuten långiveren som en usedvanlig forståelsesfull person.
Denne løsningen kan bli dyr.
Lån fra selskapet til en personlig aksjonær utløser som hovedregel utbyttebeskatning. Det finnes unntak, og aksjeloven stiller egne vilkår for at selskapet kan gi lånet. En låneavtale gjør derfor ikke i seg selv overføringen lovlig eller skattefri. Et lån kan oppfylle aksjelovens vilkår og likevel bli skattlagt som utbytte.
Tilbakebetaling fjerner heller ikke automatisk skatten. Skatteetaten viser blant annet at et lån på 200 000 kroner kan være skattepliktig selv om det tilbakebetales samme år. Skatteetaten forklarer beskatningen av aksjonærlån.
Forklaringen om at pengene «bare var et lån» bør derfor undersøkes før overføringen gjennomføres.
Selskapet skulle bare låne litt fra deg
Behovet for en avtale gjelder også når pengene går motsatt vei. Du kan ha overført private penger for å dekke lønn, betale en leverandør eller holde driften i gang.
Da må det avklares om pengene er et lån eller en annen form for finansiering. Ved et lån må dere dokumentere beløpet, eventuell rente og vilkårene for tilbakebetaling.
En bankoverføring med teksten «penger» gir regnskapsføreren et visst utgangspunkt. Resten blir gjettearbeid.
Du kan oppleve at det er opplagt at selskapet skylder deg pengene. Andre må kunne se hva kravet bygger på, og hvilke vilkår som gjelder.
Du bestemte at firmaet skulle kjøpe bilen din
Du har en privatbil som selskapet kan bruke. Du finner en pris du synes er rimelig og ordner handelen.
Selgeren er fornøyd med prisen, og kjøperen har ingen innvendinger. Forhandlingene går uvanlig smidig når begge parter bruker samme nettbank.
Det kan være fullt mulig å selge en privat eiendel til eget selskap. Selskapets behov, verdien av eiendelen og vilkårene for handelen må likevel kunne forklares. Avtalen må dessuten behandles og dokumenteres riktig.
Aksjeloven § 3-8 stiller særlige krav til bestemte avtaler mellom selskapet og blant andre aksjeeiere og medlemmer av ledelsen. Bestemmelsen forbyr ikke slike avtaler. Terskler og unntak avgjør om den særskilte fremgangsmåten gjelder, og habilitet må også vurderes. To signaturer fra samme person løser ikke nødvendigvis saken. Aksjeloven § 3-8 regulerer slike avtaler.
Tilsvarende spørsmål oppstår når selskapet leier kontoret ditt, kjøper utstyret ditt eller betaler for å bruke noe du eier privat.
Andre trenger å forstå hva dere har avtalt
Regnskapsføreren spør hva en overføring gjelder. Banken vil vite når eierlånet forfaller. En ny medeier ønsker å forstå hvorfor selskapet betaler deg husleie.
Da er det lite hjelp i at du og selskapet alltid har hatt et godt og tillitsfullt forhold.
Forklaringen «slik har vi alltid gjort det» sier lite om hva som er avtalt, hvordan prisen ble fastsatt eller hvem som har ansvar for hva.
I et aksjeselskap med bare én aksjeeier skal styret sørge for at avtaler mellom selskapet og aksjeeieren nedtegnes skriftlig. Kravet følger uttrykkelig av aksjeloven § 6-13 tredje ledd.
Dokumentasjonen kan få betydning for skatt, regnskap, finansiering og nye eiere. Avtalen kan også bli viktig hvis du blir syk, selskapet får økonomiske problemer eller andre må overta oppgavene dine.
Du visste kanskje nøyaktig hva du mente da pengene ble overført. Selskapets dokumenter må gjøre det mulig for andre å forstå det samme.
Avtalene må på plass før du ordner overføringen
Start med å avklare hva du og selskapet skal gjøre. En lønnsutbetaling, et lån, en leiebetaling og et kjøp er forskjellige transaksjoner med forskjellige regler.
Skriv ned vilkårene, og vurder dem fra selskapets side. Finn deretter ut hvilken behandling og dokumentasjon avtalen krever før den gjennomføres.
Du trenger ikke gjøre enhver beslutning til et heldagsseminar. Du må likevel ta på alvor at du representerer forskjellige interesser når du sitter på begge sider av bordet.
Dette er spørsmål som dukker opp i arbeidet mitt som rådgiver. Eieren har funnet en praktisk løsning, mens avtalen og vurderingene har blitt liggende igjen i hodet hans. Oppryddingen begynner gjerne når noen andre ber om en forklaring.
Du kan gjerne forhandle med deg selv. Selskapet må også komme godt ut av avtalen.
Artikkelen er en del av serien «Sjef for hele greia» – når du er eier, daglig leder og styreleder – og alt havner hos deg.
