Slik følger styret opp HMS: Sjekkliste og praktiske råd

En praktisk guide til hvordan styret og ledelsen kan sikre god HMS etter regelverket.

Selv om styret alltid har det overordnede ansvaret for HMS etter loven, er det ofte krevende å sikre fullstendig etterlevelse i praksis.

Brister i internkontrollsystemet skyldes gjerne usystematiske rutiner, uklar ansvarsdeling eller dårlig dokumentasjon. Den vanligste feilen er å anta at HMS «går av seg selv» så lenge noen har et oppnevnt ansvar.

Men uten faste kontroller og oppfølging kan selv en liten svikt få konsekvenser ved tilsyn eller uhell.

Styrets ansvar er å sørge for at systematikk er på plass, at alle ansvarlige vet hva de skal gjøre, og at nødvendig opplæring er gjennomført. Oppdatert sjekkliste og gode rutiner for dokumentasjon er helt sentralt.

Oppfølging i praksis

Når det gjelder HMS-oppfølging i praksis, finnes det flere grep styret kan ta for å sikre at systemet faktisk fungerer og at ingen kritiske aspekter overses. For det første bør styret etablere tydelige ansvarsfordelinger og sørge for at HMS er et fast punkt på styremøtene.

Styret må jevnlig etterspørre dokumentasjon, gjennomgå rapporter fra daglig leder og sørge for revisjon av risikovurderinger ved endringer i virksomheten. Digitale verktøy kan effektivisere oppfølgingen, og ekstern bistand fra HMS-rådgivere ved behov kan gi objektivitet.

Oppfølgingen bør omfatte ikke bare tradisjonelle rutiner som brannvern og førstehjelp, men også tiltak mot psykososiale utfordringer og varsling.

God opplæring til ansatte og gode rutiner for innrapportering av avvik forebygger feil. For ekstra hjelp, se Arbeidstilsynets forskrift. Du finner også god informasjon på Arbeidstilsynets nettsider.

Sjekklister og dokumentasjon er det viktigste styret bør følge opp

Den viktigste dokumentasjonen styret må kunne vise til er risikovurderinger og gjennomføringsplaner for tiltak.

Dette gjelder både rutinemessige risikovurderinger av fysiske forhold og arbeidsmiljø, og dokumenterte oppfølgingspunkter for gjennomføring av tiltak. Regelmessig gjennomgang av sjekklister sikrer oversikt over at relevante lover etterleves. Stilling av kontrollspørsmål og revisjon av HMS-systemet gir en buffer mot tilsynsreaksjoner.

Utfordringer oppstår ofte ved usystematisk oppfølging eller manglende oversikt, spesielt om HMS skaper «små kriser» i arbeidsmiljøet. Du må kunne vise til at bedriften følger opp systemet i praksis, ikke bare har papirene på plass.

Sjekkliste og dokumentasjon for styret

• Gjennomfør regelmessige risikovurderinger av både fysiske forhold og arbeidsmiljø.

• Følg opp og dokumenter gjennomføringsplaner for tiltak etter risikovurderinger.

• Hold oppdaterte sjekklister som dekker alle relevante lover og bransjekrav.

• Revider HMS-system og rutiner jevnlig, spesielt ved endringer i virksomheten.

• Be om og evaluer regelmessige rapporter fra daglig leder, verneombud og eventuelle HMS-konsulenter.

• Sørg for at alle relevante har gjennomført opplæring i HMS, og at dette er dokumentert.

• Bruk digitale verktøy for å forbedre dokumentasjonsflyt og oversikt.

• Still kontrollspørsmål ved styremøter og dokumenter diskusjoner og beslutninger rundt HMS.

• Benytt ekstern bistand ved vanskelige tilfeller eller uklarheter.

• Konsulter relevante offentlige veiledere og myndighetskilder som Arbeidstilsynet ved behov.

Utfordringer oppstår ofte ved usystematisk oppfølging eller manglende oversikt, spesielt om HMS skaper «små kriser» i arbeidsmiljøet.

Ved tvil bør styret konsultere Arbeidstilsynet eller søke ekstern hjelp.